Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi hotelarskie składające się z dwóch części zamówienia

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: TEATR KTO

1.3.) Oddział zamawiającego: Instytucja Kultury Miasta Krakowa

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 356901227

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Zamoyskiego 50

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 30-523

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.7.) Numer telefonu: 12 62 37 300

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia.publiczne@teatrkto.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.teatrkto.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi hotelarskie składające się z dwóch części zamówienia

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-005f2b75-25d1-4cc3-9756-5c33ae7a4d78

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00246246

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-05-23

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00039344/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Hotelarskie usługi noclegowe

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu: Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin dostępny na stronie https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
3. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
2. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
3. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
4. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
5. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Klauzule informacyjne z art. 13 i 14 RODO są ujęte w pkt. 27 swz oraz we wzorze umowy – załączniku nr 1A do swz.
2. Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę wraz z ofertą oświadczenia o wypełnieniu obowiązków informacyjnych, przewidzianych w art. 13 oraz jeśli dotyczy art. 14 RODO – oświadczenie jest ujęte w Formularzu oferty.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DKO.271.32.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.5.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 210000,00 PLN

4.1.6.) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 93679,89 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1) Część 1: Usługa hotelowa dla 20 gości zaproszonych na 38.ULICA Festival w dniach 4 - 6.07.2025 r. oraz 13 - 15.07.2025 r.
2) Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie noclegów ze śniadaniem dla grupy 20 osób w obiekcie o standardzie minimum 3-gwiazdki w terminie 4 – 6 lipca oraz 13 – 15 lipca 2025 r. w konfiguracji pokoi 20 x 1 os. oraz 5 miejsc parkingowych przy obiekcie. Wszystkie noclegi winny być zapewnione w jednym obiekcie.
3) Obiekt winien znajdować się w odległości nie większej niż 3 km (3000 m) od adresu Kraków Plac Mariacki 1 [odległość mierzona według najkrótszej trasy pieszej za pomocą Google Maps (adres strony: https://www.google.com/maps). Odległość mierzona od Plac Mariacki 1 do adresu obiektu tj. numeru lokalu przy ulicy].
4) Obiekt, w którym będzie świadczona usługa na dzień składania ofert winien mieć nadaną przez Marszałka Województwa kategorię co najmniej trzygwiazdkową w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1944 z późn. zm.).
5) Zamawiający informuje, że podana powyżej liczba noclegów i miejsc parkingowych dla każdej części jest liczbą maksymalną i Zamawiający zastrzega możliwość niewykorzystania pełnej puli tych noclegów i miejsc parkingowych oraz możliwość zmiany pomiędzy podaną powyżej konfiguracją pokoi.
6) Zamawiający dla części 1 oraz dla części 2 poda wykonawcy ostateczną liczbę osób, rodzaje pokoi, terminy noclegów oraz liczbę miejsc parkingowych do wykorzystania (rozumianą jako termin na potwierdzenie rezerwacji) w dniu zawarcia umowy (lub do 5 dni od zawarcia umowy jeśli wykonawca zaoferuje taką możliwość w formularzu oferty).
7) Zamawiający zastrzega, że wykonawca otrzyma wynagrodzenie nie niższe niż: w części 1 za wykorzystanie nie mniej niż 10 noclegów (10 pokoi jednoosobowych).
8) Warunki realizacji zamówienia dla każdej części zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy – wzorze umowy i stanowią załącznik nr 1A do swz (zwane są dalej wzorem umowy).
9) Zamawiający stosownie do dyspozycji wynikającej z art. 95 ustawy określa, że nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia.

4.2.5.) Wartość części: 27130,20 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-07-04 do 2025-07-15

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Ocena ofert w kryterium „Cena wykonania zamówienia” zostanie dokonana według wzoru:
Cena=[(Najniższa cena wykonania zamówienia spośród ofert niepodlegających odrzuceniu)/(Cena wykonania zamówienia oferty ocenianej)] x 60 pkt
2. Ocena ofert w kryterium „Termin na potwierdzenie rezerwacji” zostanie dokonana według następujących zasad:
Jeśli wykonawca zaoferuje termin na potwierdzenie rezerwacji do 5 dni od zawarcia umowy, poprzez zaznaczenie:
-TAK – oferta otrzyma 40 pkt,
-NIE – oferta otrzyma 0 pkt.
Jeśli wykonawca nie zaznaczy żadnej odpowiedzi (ani TAK ani NIE), to Zamawiający uzna, że wykonawca nie oferuje ww. możliwości i oferta otrzyma 0 punktów w tym kryterium oceny ofert.
Termin na potwierdzenie rezerwacji to data, do której Zamawiający poda ostateczną liczbę osób, rodzaje pokoi, terminy noclegów oraz liczbę miejsc parkingowych do wykorzystania, z których Zamawiający skorzysta w ramach wykonania zamówienia i za które faktycznie zapłaci.
3. Obliczenia punktacji, zgodnie z wyżej wskazanymi kryteriami w każdej części będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
4. Jako najkorzystniejsza w danej części zostanie uznana oferta, która nie podlega odrzuceniu oraz uzyska najwyższą łączną ocenę w wyżej wymienionych kryteriach oceny ofert.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin na potwierdzenie rezerwacji

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1) Część 2: Usługa hotelowa w dniach 2 – 16 lipca 2025 r. dla zespołów zaproszonych na 38.ULICA Festival.
2) Zapewnienie noclegów w hotelu o standardzie 2-gwiazdki ze śniadaniem oraz zagwarantowanie parkingu przy hotelu w dniach 2 - 16 lipca 2024 r. dla zespołów przyjeżdzających ze spektaklami gościnnymi prezentowanymi podczas 38.Festiwalu ULICA odbywającego się w dniach 4 – 6 lipca 2025 r. oraz 13 – 15 lipca 2025 r. Wszystkie noclegi winny być zapewnione w jednym hotelu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zapewnienia noclegów w kilku hotelach.
3) Hotel winien znajdować się w odległości nie większej niż 3 km (3000 m) od adresu Kraków Plac Mariacki 1 [odległość mierzona według najkrótszej trasy pieszej za pomocą Google Maps (adres strony: https://www.google.com/maps). Odległość mierzona od Plac Mariacki 1 do adresu hotelu tj. numeru lokalu przy ulicy].
4) Hotel, w którym będzie świadczona usługa na dzień składania ofert winien mieć nadaną przez Marszałka Województwa kategorię dwugwiazdkową w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1944 z późn. zm.).
5) Szacunkowa (maksymalna) liczba miejsc parkingowych oraz noclegów winna być zapewniona w pokojach jedno i dwuosobowych według konfiguracji podanej w tabeli w swz.
6) Zamawiający dla części 1 oraz dla części 2 poda wykonawcy ostateczną liczbę osób, rodzaje pokoi, terminy noclegów oraz liczbę miejsc parkingowych do wykorzystania (rozumianą jako termin na potwierdzenie rezerwacji) w dniu zawarcia umowy (lub do 5 dni od zawarcia umowy jeśli wykonawca zaoferuje taką możliwość w formularzu oferty).
7) Zamawiający zastrzega, że wykonawca otrzyma wynagrodzenie nie niższe niż: w części 2 za wykorzystanie nie mniej niż 50 pokoi jednoosobowych oraz nie mniej niż 50 pokoi dwuosobowych.
8) Warunki realizacji zamówienia dla każdej części zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy – wzorze umowy i stanowią załącznik nr 1A do swz (zwane są dalej wzorem umowy).
9) Zamawiający stosownie do dyspozycji wynikającej z art. 95 ustawy określa, że nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia.

4.2.5.) Wartość części: 66549,69 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-07-02 do 2025-07-16

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Ocena ofert w kryterium „Cena wykonania zamówienia” zostanie dokonana według wzoru:
Cena=[(Najniższa cena wykonania zamówienia spośród ofert niepodlegających odrzuceniu)/(Cena wykonania zamówienia oferty ocenianej)] x 60 pkt
2. Ocena ofert w kryterium „Termin na potwierdzenie rezerwacji” zostanie dokonana według następujących zasad:
Jeśli wykonawca zaoferuje termin na potwierdzenie rezerwacji do 5 dni od zawarcia umowy, poprzez zaznaczenie:
-TAK – oferta otrzyma 40 pkt,
-NIE – oferta otrzyma 0 pkt.
Jeśli wykonawca nie zaznaczy żadnej odpowiedzi (ani TAK ani NIE), to Zamawiający uzna, że wykonawca nie oferuje ww. możliwości i oferta otrzyma 0 punktów w tym kryterium oceny ofert.
Termin na potwierdzenie rezerwacji to data, do której Zamawiający poda ostateczną liczbę osób, rodzaje pokoi, terminy noclegów oraz liczbę miejsc parkingowych do wykorzystania, z których Zamawiający skorzysta w ramach wykonania zamówienia i za które faktycznie zapłaci.
3. Obliczenia punktacji, zgodnie z wyżej wskazanymi kryteriami w każdej części będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
4. Jako najkorzystniejsza w danej części zostanie uznana oferta, która nie podlega odrzuceniu oraz uzyska najwyższą łączną ocenę w wyżej wymienionych kryteriach oceny ofert.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin na potwierdzenie rezerwacji

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Nie

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-06-05 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy na Platformie e-Zamówienia.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-06-05 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-07-04